Conforme tinha dito no meu artigo anterior, quero partilhar convosco 5 truques que fui identificando ao longo da minha carreira para me ajudar a gerir o meu tempo e alcançar resultados. Provavelmente vais dizer que até já conheces estes truques … mas estás realmente a aplicar no teu dia a dia?
1 Listar Tarefas
Antes de terminares o dia, tirá 5 minutos para planificar a sequência das actividades do dia seguinte. Parece-nos redundante quando achamos que não há hipótese de esquecer as acções a executar.
Ninguém vai esquecer de levar os miúdos à escola, nem da hora de entrada no serviço. Mas um imprevisto como, ter que parar antes no posto de abastecimento porque o carro estava perigosamente na reserva pode destabilizar toda a sequência de tarefas e respectivos prazos.
Planifica a sequência de tarefas e prevê uma margem de tempo confortável e realista para as executar. Pouco interessa onde fazes essa lista, poderá ser no telemóvel ou numa folha de papel o que te for mais conveniente, apenas não te esqueças de ir consultando, isso vai ajudar-te a sentir-te organizada, em controlo dos tempos do teu dia.
Não assuma um carácter obsessivo, dê espaço para alterações se elas se afigurarem mais úteis, essa lista é um plano para o teu dia e como qualquer plano pode ter que ser ajustado.
2 Classificar tarefas (Prioridades)
Existem quatro categorias de tarefas no teu dia regular: as Importantes, as Urgentes, as Importantes e Urgentes, e as não Importantes nem Urgentes. Seja rigorosa quando atribui cada uma destas classificações a cada tarefa do dia seguinte. Não te esqueças que essa é a tua lista, o que é importante ou urgente para os outros poderá não ser para ti. Só ao ter autonomia na decisão da classificação das tarefas diárias, sentirás que estás em controlo do seu dia.
Dá especial atenção às tarefas Importantes e Urgentes, mesmo que elas te causem angustia na sua resolução. A sensação de missão cumprida pode ser uma fonte de motivação para ganhar dinamismo e fazer ainda mais e melhor com menos esforço.
Não te esqueça de dosear e incluir sempre algumas das tarefas que não são nem importantes nem urgentes, mas que ainda assim devem ser feitas, elas podem ser uma boa forma de aliviar a pressão no teu desempenho diário.
Não procrastines, pois, dessa forma aquilo que hoje não era importante e não foi feito, amanhã já será e estará em atraso.
3 Focar
Um sinónimo de performance é conduzir ao mesmo tempo que se fala ao telefone, se responde a emails e se faz um powerpoint para aquela reunião importante da tarde. Mas, para além da ilegalidade e perigosidade de acumular tais tarefas, dificilmente conseguirá se concentrar a 100% em cada uma delas. A prazo pode contar com um esgotamento.
Manter o foco na tarefa que se está a executar é importante. Evita dispersões e ao mesmo tempo canaliza todos os teus recursos intelectuais para executar bem e rápido. Está provado que executar uma sequência de tarefas mantendo o foco faz poupar cerca de 20% do tempo que ocuparia, caso as realizasse todas ao mesmo tempo.
Deverás fazer um esforço para te abstrair de universos diferentes daqueles a que pertence a tarefa. Assim, se está a trabalhar não deverá, em background, tentar arranjar soluções para problemas familiares e vice-versa.
4 Gerir expectactivas
A velha máxima do que “O Bom é inimigo do Óptimo” tem uma especial relevância quando que faz a gestão das expectativas para as nossas realizações diárias. Sê pragmática e percebe que nem tudo correrá como planeaste. Não vives sozinha no mundo e todos os que te rodeiam irão, de uma forma ou de outra, condicionar. Entende esses constrangimentos como desafios que te levarão mais longe e a alcançar no final mais do que imaginavas.
O não cumprimento daquilo a que te propuseste, não tem que ser necessariamente algo negativo, aliás até pode ser um sinal positivo pois pode ter havido uma sucessão de acontecimentos que te trouxeram alguma mais valia. Não te culpabilizes e aprende com o que correu menos bem. A gestão organizacional de um dia é algo que se aprende e se melhora. Ao fim de algum tempo verás que ficarás particularmente boa a gerir e a encaixar tarefas complexas contrabalançando com momentos agradáveis e tudo no dia a dia da tua família e do teu trabalho fluirá mais facilmente.
5 A Importância do Lazer
Tal como as crianças que aprendem a brincar, os adultos recarregam energias nos períodos em que “não estão a fazer nada”. Esses momentos de desocupação são terapêuticos e servem mais do que para descansar. Muitas vezes as soluções para problemas do quotidiano surgem quando não estamos activamente a pensar neles. Quantas vezes já te aconteceu arranjar uma solução, quando acordaste por breves instantes a meio da noite ou quando conduzias relaxadamente enquanto ouvia a sua música preferida?
O cérebro tem vários níveis de consciência e processa informação complexa mesmo em momentos de descanso. Dá a ti própria momentos de qualidade com a tua família, não leves para essas ocasiões o fardo das questões a resolver. Tal como tu poderás usufruir dessa recarga de energia emocional, os outros membros da tua família também o farão. Esse equilíbrio emocional da célula familiar potenciará, com a participação de todos, a resolução das questões mais complexas.
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MD
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